Wat is een check-in bij een vergadering of meeting? 7 werkvormen (2024)

Om effectief te kunnen vergaderen, is het belangrijk om deelnemers al bij de start actief te betrekken. Maar het is soms moeilijk om betrokkenheid tijdens een vergadering of meeting te creëren. Eén van de manieren waarop je dit kunt doen is door middel van een check-in. Een goede start zorgt namelijk voor focus, betrokkenheid en efficiëntie gedurende de hele vergadering.We selecteerden 7 vormen van een check-in bij een vergadering én leren je hoe je ze dynamisch inzet.

Wat is een check-in bij een vergadering?

Kort gezegd is een check-in tijdens een vergadering of meeting een korte oefening aan het begin van een vergadering. Deelnemers krijgen de kans om zich te uiten en te delen wat er in hen omgaat. Dit kan helpen om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen en een positieve en open sfeer te creëren. Een check-in aan het begin van een vergadering geeft alle deelnemers ook de kans eventuele afleidingen of stress te delen, die hun focus op de vergadering kunnen beïnvloeden. Het is een manier om de aandacht te richten.

7 leuke werkvormenvan een check-in bij een vergadering

Er zijn allerlei verschillende manieren om een check-in te doen. Hieronder staan 7 leuke vormen:

1. De wekker: Geef elke deelnemer 1 minuut om te delen wat er in hem of haar omgaat. Wanneer de minuut voorbij is, gaat er een wekker af en gaat de volgende persoon spreken.
2. De vraag: Stel een vraag aan de groep, bijvoorbeeld “Wat was het hoogtepunt van je weekend?” of “Wat hoop je uit deze vergadering te halen?” Geef dan elke deelnemer de kans om te antwoorden.
3. Het gevoel: Laat de deelnemers een emotie delen die ze op dat moment voelen en waarom ze zich zo voelen. Bijvoorbeeld “Ik voel me enthousiast, omdat ik denk dat we vandaag veel voor elkaar kunnen krijgen.”
4. De foto: Laat de deelnemers een foto van iets delen dat voor hen betekenisvol is en vertel waarom. Dit kan variëren van een foto van hun huisdier tot een vakantiebestemming, die hen dierbaar is.
5. Het voorwerp: Laat de deelnemers een voorwerp kiezen dat voor hen belangrijk is en vraag hen waarom ze dit voorwerp zo waardevol vinden. Dit kan variëren van een familiestuk tot een reissouvenir.
6. Het verhaal: Laat de deelnemers een kort verhaal delen over iets wat hen de afgelopen tijd is overkomen. Dit kan een leuke anekdote zijn of een uitdaging waar ze mee te maken hebben gehad.
7. De hoogte- en dieptepunten: Laat elke deelnemer kort hun hoogte- en dieptepunt van de week delen. Zo krijg je een idee van elkaars persoonlijke situatie en kan je eventueel inspelen op gedeelde ervaringen.

Er zijn natuurlijk nog veel meer vormen van check-in mogelijk, maar deze 7 werkvormen helpen je op weg. Het doel van deze oefeningen is om deelnemers te helpen zich te concentreren en te focussen op de vergadering die voor hen ligt. Door te beginnen met een check-in krijgt iedereen de kans om zich te uiten en zijn of haar stem te laten horen. Dit kan leiden tot een meer inclusieve en productieve vergadering/meeting.

Om een check-in effectief te maken, is het belangrijk om deze oefening regelmatig te doen en te variëren met verschillende vormen. Dit houdt de deelnemers betrokken en zorgt voor een frisse start van elke vergadering.

Maak de check-ins dynamisch

Verder kan het enorm helpen om de check-in wat dynamischer te maken dan deze in een standaard ‘rondje’ te doen. Als je een rondje maakt dan ga je vaak het rijtje af en weet je allemaal precies wanneer je aan de beurt bent om te vertellen. Dat is geen verkeerde methode, maar wel eentje die we inmiddels allemaal wel kennen en die een beetje saai aan kan doen.

Uit Deep Democracy komt de methode ‘Popcorn style’. Bij ‘popcorn style’ maak je niet een rondje, maar deelnemers komen aan de beurt wanneer ze zelf willen. Sommige deelnemers vinden het namelijk prettig om als eerste aan de beurt te zijn en anderen wat later. De opdracht aan deelnemers is: ‘Pop when you’re hot, before you burn.’

‘Popcorn style’ wordt nog sterker als alle deelnemers staan. Degene die dan ‘popt’ (dus degene die dan de beurt pakt om te vertellen) kan dan ook naar voren stappen. Zo neem je letterlijk even de ruimte, maak je jezelf zichtbaar en pak je het podium. Als je klaar bent met delen stap je terug naar achteren. Dat is een zichtbaar signaal voor de rest van de deelnemers en het moment voor de volgende om te ‘poppen’.

Vanuit Deep Democracy wordt er ook een tweede regel aan toegevoegd. Deze tweede regel is ‘Sharing and dumping’. Dat betekent dat iedereen verteld en dat er niet op elkaar gereageerd wordt. Door ‘sharing and dumping’ af te spreken, zorg je ervoor dat er vaart in je check-in blijft zitten, want er mag niet op gereageerd worden. Zo wordt je check-in een manier om elkaar te informeren; te delen wat er leeft en zorg je er voor dat er niet al direct gediscussieerd wordt.

Houd rekening met de groepsgrootte

Tot slot is het goed om rekening te houden met de grootte van de groep. Als je met een hele grote groep bent, dan kan een check-in te lang duren. Overweeg dan om de check-in in subgroepjes te doen.

Tot slot wil ik nogmaals benadrukken hoe belangrijk het is om deelnemers actief te betrekken bij een vergadering. Een check-in kan een geweldige manier zijn om iedereen op dezelfde pagina te krijgen en een positieve en open sfeer te creëren. Dus waar wacht je nog op?

Heb je vragen of wil je meer weten over effectief vergaderen? Neem dan gerust contact met ons op via 020 – 2442 838 ofinfo@zelforganisatiefabriek.nl. Heb je interesse in een training Effectief Vergaderen? Vraag dan vrijblijvend een offerteaan voor een voorstel op maat.

Dit blog is onderdeel van een reeks over het onderwerp effectief vergaderen. Zohebben we blogs over verschillende onderwerpen die allen bijdragen aan het effectiever maken van vergaderingen.

• Om een vergadering goed voor te bereiden hebben we blogs over: het belang van de agenda tijdens de vergadering, het goed samenstellen van een agenda enhet doel van vergaderen.
• Om vergaderen interessant te houden hebben we blogs over: het inzetten van een check-in, het anders vergaderen met verschillende werkvormen, tips voor online vergaderen, en het betrokken houden van de deelnemers.
• Om vergaderen effectief te maken maken hebben we blogs over: het belang van effectief vergaderen, draagvlak creëren voor besluiten, het besluitvormingsproces, hoe een discussie stopt, het op tijd klaar zijn en het effectief inzetten van interventies.
• Om informatie van de vergadering bij te houden hebben we blogs over: het notuleren van de vergadering en het maken van een actie- en besluitenlijst.

Bekijk het trainingsoverzicht.