Het doen van een goede check-in heeft een mooi effect op je samenwerking. Je moet er wel even de tijd voor nemen. Zo voorkom je dat het een onbewuste routine wordt. In dit blog lees je mijn tips over hoe je de check-in inzet als middel voor meer focus, aandacht en verbinding in de ontmoeting die daarop volgt.
Wat is een check-in?
Denk aan het inchecken op een vliegveld: je gaat naar de balie en bevestigt dat je er bent. Net als alle andere reizigers. De reisorganisaties weten wie er aanwezig is, naar welke bestemming gevlogen wordt en wat je aan bagage meedraagt. De reis kan beginnen.
In een werkcontext is een check-in een rondje langs alle deelnemers aan het begin van een overleg of bijeenkomst, waarbij ieder voor zich in-checkt en aangeeft wat op dat moment zijn of haar aandacht heeft. Zodat je dat wat jou eventueel afleidt los kunt laten en je volledig aanwezig bent voor het overleg. Met als doel vervolgens volledig de aandacht te kunnen richten op de bedoeling, het doel, van dat overleg.
De check-in geniet vooral bekendheid binnen organisaties die met Holacracy werken, een manier van werken voor wendbare organisaties met een heldere organisatiestructuur. Hier zie je de check-in en check-out als manier om tactical en governance meetings te openen en sluiten.
Wat levert de check-in jouw organisatie op?
Een check-in aan het begin van een bijeenkomst zorgt ervoor dat iedereen landt: het vraagt je om werkelijk aanwezig te zijn en dat richt de aandacht weer op wat je samen te doen hebt. Het brengt focus in de dag of overleg en in de ontmoeting tussen mensen.
Wanneer je dit regelmatig doet, met meer dan een ‘Check! Ik ben er hoor’ aan het begin van ieder overleg, brengt dat naast een effectieve bijeenkomst ook kans op verwantschap tussen collega's. Want een goede check-in is ook persoonlijk. Je staat tenslotte toe dat de ander iets van je ziet en hoort. Soms is dat iets ingewikkeld, soms simpel. Doordat je niet op elkaar reageert in een check-in, is er niemand die alle aandacht kaapt of het moment domineert. Iedereen is gehoord.
Consistent gedaan, gecombineerd met heldere werkafspraken en transparantie in rollen en verantwoordelijkheden, draagt het doen van een check-in bij aan de veiligheid in de interactie.
Deze simpele, kleine gewoonte heeft dan ook grote invloed op de effectiviteit van je meetings, de beleving van de samenwerking en op de organisatiecultuur. Met andere woorden: je wordt er beter van.
De check-in werkt goed online
Zo voel ik me sterk verbonden met de mensen met wie ik samenwerk aan een onderzoek naar HR in zelfsturende organisaties. We doen ons werk online, maar dankzij de check-ins hebben we inzicht in elkaars beleving. En met het consistent doen van de check-in nemen we allemaal verantwoordelijkheid voor een effectief overleg.
De persoonlijke reflecties achteraf geven inzicht in wat voor anderen waardevol is. Naast een samenstelling die klopt, naast heldere rollen, maakt de gewoonte van een check-in hier echt uit. Iedere keer kort, bondig, met discipline. Dat is de afspraak. Iets even benoemen, onthullen, en aankomen in dat wat je met elkaar te doen hebt. Hoofd en bijzaak worden scherp.
Ook privé gebruik ik de check-in
Voor mij is het doen van een check-in inmiddels zo‘n vanzelfsprekend hulpmiddel om de aandacht te richten, dat ik het ook privé inzet. Bij mijn babyshower begonnen we met een check-in, met de bedoeling dat mensen elkaar vanaf dat moment kennen en op hun gemak zijn.
Ik vond het spannend. Een gemêleerd gezelschap vrouwen die kwamen om mij en mijn bolle buik richting moederschap aan te moedigen, en niet per se mijn neiging delen om in een cirkel te zitten en persoonlijks te delen met een groep.
Ze kwamen uit alle hoeken van het land, kenden elkaar niet of niet echt. De uitnodiging was simpel: ‘deel je naam, waar je vanmorgen wakker werd en wat je connectie is met mij of mijn partner’. Dat was het. En het werkte: hoogtepunten uit vriendschappen werden benoemd, vanzelfsprekende familiebanden geëerd en het stokje doorgegeven zodra iemand het duidelijk spannend vond.
Alsof we al jaren bij elkaar over de vloer kwamen, had iedereen daarna wel iets om met elkaar over in gesprek te gaan. Er werd gelachen, vrijuit gepraat en met gemak bij elkaar aangehaakt. Precies wat ik hoopte voor deze bijeenkomst.
Zo introduceer je de check-in als gespreksleider
Ben jij gespreksleider en degene die een check-in introduceert, doe het dan eerst zelf voor. Fijn voor iedere groep, weinig of veel ervaring: je zet de toon en schetst een handig voorbeeld om te volgen. Vertel wat je gaat doen en stel eventueel de vraag ‘Zullen we beginnen met een check-in?’.
En als je zelf het voorbeeld geeft, benoem dat dan ook: ‘Ik doe het even voor’. Vervolgens geef je kort en bondig het antwoord op de check-in vraag. Vooral wanneer je met een grote groep bent, of met iemand die geneigd is uit te wijden, beperk je hiermee de kans op lange reacties. Wijs daarna iemand aan en stel je vraag eventueel nog een keer. Is iemand er duidelijk nog niet aan toe, dan geef je die gewoon even de tijd of laat je diegene later aan bod komen.
Werk met spelregels over wie er aan de beurt is: ga je een cirkel rond, wijst iedereen de volgende aan of laat je diegene praten die zich geroepen voelt? Maakt het vooraf helder, zodat daar geen onrust over ontstaat.
Praktische voorwaarden
Hoe lang een check-in duurt, verschilt. En hangt af van het onderwerp en het aantal deelnemers. Als je met veel mensen bent, beperk je de spreektijd die iedereen krijgt. Inschatten hoeveel tijd een check-in mag krijgen, vraagt wat oefening.
Vooral bij workshops of creatieve sessies kan een goede check-in vraag een berg voeding geven voor het onderwerp van die dag, waarmee het de rest van het programma versnelt of verdiept. Het kost wat meer tijd, maar je krijgt er waardevolle input voor terug.
Iedereen spreekt vanuit zijn eigen beleving en is zo oprecht mogelijk. Dit is niet een moment om jezelf te gaan analyseren of te verantwoorden: je benoemt wat er in je leeft of in je opkomt. Je kunt met elkaar afspreken dat je de inhoud van een check-in niet met anderen deelt.
Wat je in de check-in deelt, staat los van wat je in je overleg bespreekt: het bepaalt dus niet de agenda. Het onderwerp van de bijeenkomst blijft dat waar je je na de check-in met elkaar op richt.
Bewust naar binnen keren
Als je zelf een goede check-in wilt doen, haal dan even diep adem en ga je lijf langs. Zie het als mindfulness-oefening. Kijk wat je aandacht heeft, ga na wat je zou willen delen als reactie op de gestelde vraag. En verwoord eventueel wat er van binnen gebeurt: ‘Ik ervaar spanning, ben zenuwachtig, mijn aandacht gaat naar xyz’, zodat je dit los kunt laten.
Bij een goede check-in zie je mensen vaak even bezinnen en stil worden, met hun aandacht naar binnen gaan. En daarna weer oplichten: er is een keuze gemaakt om iets te delen en mensen brengen dat in. Ze zijn aanwezig en beschikbaar voor de rest van het overleg. Bij iedere goede check-in neemt de aandacht van de deelnemers toe. De onrust die soms is aan het begin van een bijeenkomst, ebt weg. En het enthousiasme voor wat erna komt, neemt toe.
Ervaar zelf de kracht van een check-in
Ik hoop dat je met deze tips de check-in als goede gewoonte gaat inzetten bij jouw werkoverleg of bijeenkomst.
Wil je zelf een krachtige check-in ervaren en ontdekken hoe je die inzet in ontwikkelingsgesprekken? Doe mee aan ‘Impact door persoonlijke ontwikkeling’, een tweedaagse training waarvan de eerste editie plaatsvindt op vrijdag 8 en 22 maart 2024.
